采用会议系统，可以避免众人争抢发言，造成会议发言的无序与混乱。
每位正式代表面前都有一个代表设备（装有话筒），通过自己面前的话筒进行发言，通过操作设备面板上的按键来控制自己的话筒开关状态，实现申请发言、表决、选择收听语种等功能。
会议主席有优先权，可以管理和控制会议进程。会议主席的话筒可随时通过自己控制面板上的开关键打开和关闭，不受其它发言代表的影响。此外主席机可通过主席优先面板上的优先键关闭所有正在发言代表的话筒，同时主席话筒自己打开。
视频会议系统
视频会议是利用数字视频压缩技术在会议中使用视频信息流的系统，这类系统又被称为视听会议。在会议中，与会者不仅可以听到其他人的说话声，还可以看到其他人的手势和面部表情。
单独配置
根据会议室、会议厅的建设需要，可单独设置会议扩声系统、同声传译系统、会议表决系统等。
单独设置的会议扩声系统，一般设有会议扩声主机，分有线和红外两种；有线系统设有主席和代表控制盒、话筒和耳机；红外系统设有接收单元和电声转换器件等。
单独设置的同声传译系统，除配有会议扩声的全套设施外，还设有供译员使用的翻译单元，并设有译语传输线路。主席和代表控制盒上专门安装了译语选择器。
单独设置的会议表决系统配有主机、主席和代表表决单元、表决系统软件、计算机及其外设，其中包括打印机、显示器，有的还配有大屏幕电视或投影仪。